Не секрет, что у многих работников аптек инвентаризация вызывает столь сильное волнение, что впору искать на полках своей торговой точки что–нибудь успокаивающее.
На самом деле все не так уж и сложно. Просто к инвентаризации нужно быть готовыми. Заранее. А помогают в этом определенные знания. Ими делится фармацевт Наталья Чеснокова.
Осуществление инвентаризации любой российской организации, в том числе аптеки, регламентировано рядом нормативно–правовых актов. Основными из них являются следующие законодательные документы федерального уровня:
Наряду с указанными документами, регулирование бухгалтерского учета осуществляется также на основании федеральных и отраслевых стандартов.
1. Скрупулезная перепись реально существующего имущества аптечной организации. Работа эта весьма кропотливая. Особенно, когда очередь доходит до инвентаризации лекарственных средств и медицинских изделий. Каждый, даже начинающий фармацевт знает, какой объемной является номенклатура этих единиц торговли.
2. Сравнение действительного наличия имущества с показателями бухучета. Как ни странно, но часто при инвентаризации обнаруживаются "лишние" стеллажи, холодильники, шкафы и тому подобные предметы аптечного интерьера. И это еще полбеды. Хуже, если контролеры находят неучтенные в бухгалтерской документации лекарственные средства и медицинские изделия. Сразу возникает вопрос, каким образом и с какой целью они оказались в аптеке.
Бывает и наоборот, когда на поверку выявляется недостача того, что указано в документации. И в этом случае исчезнувшие в неизвестном направлении лекарственные препараты и медицинские изделия также являются большой "головной болью" администрации аптеки.
3. Проверка полноты отображения в учете финансовых обязательств. В этом разделе выясняется задолженность аптечной организации по финансам и наличие у нее банковских кредитов и займов.
Интересно, что согласно Пр-49 в формате инвентаризации проверяется даже то имущество, которое данной организации не принадлежит, но при этом числится в бухгалтерской документации контролируемой компании.
Такое имущество, например, может находиться на так называемом ответственном хранении аптеки или использоваться на правах аренды.
Как это происходит на практике? Ну, скажем, аптечная организация взяла в аренду у сторонней компании предметы торгового оборудования и отобразила их в бухгалтерской документации. В этом случае проблем, как правило, не возникает. Если, конечно, все зафиксировано с необходимой для бухучета точностью.
Но бывает и так, что аптечная сеть взяла у дружественной ей организации, например, холодильник. Просто на время, попользоваться, пока свой не отремонтируют. Отображать это в бухгалтерской отчетности обе стороны посчитали излишним бюрократизмом. Но тут начался процесс инвентаризации. И налицо выявляется несоответствие того, что числится в документации, с тем, что имеется на самом деле. Волокиты с объяснениями и прочими неприятностями будет точно больше, чем если бы все было оформлено как положено.
Организация и проведение инвентаризации входит в обязанности самой аптеки. К сожалению, руководители некоторых аптечных организаций легкомысленно относятся к такому самоконтролю. И либо вовсе не проводят инвентаризацию, либо делают это настолько поверхностно, что существенная доля имущества просто остается "за кадром". Такой подход может привести к неготовности аптеки к визиту сторонних контролеров. В частности, представителей налоговых органов.
Самоконтроль важен еще и потому, что система проведения инвентаризации налоговиками фактически идентична системе проведения инвентаризации самой аптечной организацией. Вот и получается, что внутренний аудит, чем, в сущности, и является самостоятельная инвентаризация, может стать очень полезной подготовительной работой или тренинга для достойной встречи работников налоговой службы.
Вся ответственность за корректное проведение инвентаризации лежит на инвентаризационной комиссии. В ее состав входят:
Важно иметь в виду, что результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными, если хотя бы один член состава комиссии не смог принять в ней участие (даже по уважительной причине). Рекомендуется перенести инвентаризацию на определенный срок или издать дополнительный приказ, указав в нем другого работника вместо отсутствующего.
На время инвентаризации розничная точка должна быть закрыта для посетителей. Приостанавливается даже дистанционная торговля в тех аптеках, где такая опция уже разрешена и практикуется. Об этом потенциальных покупателей следует уведомить в тексте объявления, заранее вывешенного на дверях аптеки. В нем же следует указать, когда именно она будет открыта вновь, а также сообщить адреса ближайших аптечных организаций.
Бывает, что инвентаризация в аптеке длится несколько дней подряд. В этом случае все помещения, в которых находятся материальные ценности, должны быть опечатаны, а описи закрыты на ключ в шкафу или сейфе.
Пр-49 РФ вменяет в обязанность всем юридическим лицам проводить обязательную инвентаризацию при следующих обстоятельствах:
1. Если аптека передала часть своего имущества в аренду другой компании, а также в случае его продажи, покупки или утилизации. Главное, чтобы все эти действия были продокументированы.
2. Перед составлением бух. отчетности за год. Исключением в этом случае является имущество, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября текущего года.
3. После того, как в аптечной организации произошла замена материально ответственного лица.
4. В случае выявлении фактов хищения материальных ценностей, их порчи или злоупотребления должностными обязанностями кого-либо из сотрудников аптеки.
5. При возникновении форс–мажорных обстоятельств любой степени сложности: различные стихийные бедствия, в т.ч. пожары и наводнения, природные катастрофы и техногенные аварии. Сюда же можно отнести объявление себя банкротом.
6. Проведение плановой/внезапной ликвидации или реорганизации аптечной сети. Инвентаризация осуществляется перед составлением ликвидационного/реорганизационного бух. баланса.
7. Когда в аптечной организации существует договор коллективной мат. ответственности, представители налоговой службы в обязательном порядке проведут инвентаризацию, если:
В зависимости от величины аптечной организации, а также в ряде возникших обстоятельств, оговоренных в Пр-49, в отчетном году можно провести несколько мероприятий по инвентаризации. Дата предстоящей проверки имущества определяется руководителем аптеки заранее и сообщается всем ее сотрудникам в устной и письменной форме.
Решение о проведении инвентаризации должно быть не только принято, но и правильно оформлено. Для этого:
Для удобства инвентаризационные описи разрешено заполнять, как с применением компьютерной техники, так и вручную. В последнем случае позволяется использовать чернильную или шариковую ручку черного/синего цвета. Запись делать разборчиво, не допуская помарок и исправлений. Если же все–таки необходимо внести правки, они должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. При этом уточняющая надпись «исправленному верить» не обязательна, но желательна.
Оформление результатов инвентаризации должно происходить по следующему алгоритму:
1. Издается приказ о подведении итогов инвентаризации, подписанный руководителем, с указанием времени ее проведения и списком членов инвентаризационной комиссии, которые принимали участие в контрольном мероприятии.
2. В итоговом документе перечисляются ФИО сотрудников, по вине которых произошли нарушения. Их можно привлечь к ответственности — административной/материальной. А можно просто обратить их внимание на то, как не допускать подобных погрешностей. Тут все зависит от объема и уровня выявленных недочетов.
3. При необходимости инвентаризационной комиссией пишутся заявления и подаются обращения в следственные и судебные органы. Как правило, составление таких "бумаг" инициируется теми членами комиссии, которые представляют стороннюю организацию.
4. Если недостача имущества или его порча, выявленные в ходе инвентаризации, не превышают пределов естественных убытков, то их можно списать в качестве издержек в работе. В противном случае такие убытки покрываются за счет виновных лиц.
5. В тех случаях, когда не удается установить, кто конкретно из работников несет ответственность за выявленные убытки, ущерб, то они списываются на финансовые резервы аптеки/аптечной сети.
6. Излишки имущества оцениваются по их рыночной стоимости на дату проведения контрольных мероприятий. После этого соответствующая сумма зачисляется в финансовый резерв аптеки. Исключением могут быть случаи, когда эти излишки относятся к лекарственным препаратам, в аптечных документах вообще не значащихся. В таком случае начинается проверка того, каким образом эти лекарства вообще оказались в аптеке. Если они к тому же относятся к психотропным или наркотическим средствам, за дело возьмутся представители правоохранительных органов. И не исключено, что рутинная инвентаризация превратится в уголовное дело.
По материалам вебинара на платформе "Провизор 24"